Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026
Vlotr helpt besturen van verenigingen onthouden wat ze beslissen, wie wat doet en wat hun acties opbrengen. Daarvoor verwerken we een beperkte set persoonsgegevens. Op deze pagina lees je welke dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bijhouden en wat je rechten zijn. In mensentaal, want kleine lettertjes helpen niemand.
Wie is verantwoordelijk?
JarkoMes BV
Koutergatstraat 44, 9420 Erpe-Mere
Ondernemingsnummer: BE 1029.746.555
E-mail: hallo@vlotr.be
Twee petten: verantwoordelijke én verwerker
Voor de website, je account en de facturatie van verenigingen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen wat er met die gegevens gebeurt, en dat lees je hieronder.
Voor alles wat je vereniging zelf in Vlotr invoert — leden, verslagen, beslissingen, taken, activiteiten, verkoopacties, vzw-documenten — is je vereniging de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij enkel verwerker: we doen er niets mee behalve de dienst leveren. Verenigingen kunnen daarvoor een verwerkersovereenkomst met ons afsluiten via hallo@vlotr.be. Heb je vragen over wat een vereniging over jou bijhoudt, richt je dan eerst tot de beheerder van die vereniging.
Een vereniging kan ook eigen documenten opladen — verslagen in Word of PDF, bijvoorbeeld uit de jaren vóór Vlotr. Die bestanden worden bewaard zoals ze zijn, staan bij onze databankleverancier in de EU-regio, en verdwijnen mee wanneer de vereniging een bijlage of de hele vereniging verwijdert. Wat erin staat bepaalt de vereniging zelf; wij lezen het niet.
Welke gegevens, waarom en hoe lang
| Wat | Welke gegevens | Waarom | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Misbruikpreventie | een salted hash van je IP-adres wanneer je het registratieformulier verstuurt — nooit het IP-adres zelf | voorkomen dat bots het formulier volspammen (gerechtvaardigd belang: beveiliging) | maximaal één uur, daarna automatisch gewist |
| Account | naam, e-mailadres en wachtwoord (als salted hash opgeslagen, niet terug leesbaar te maken), of je Google-/Microsoft-aanmelding (we ontvangen enkel naam en e-mailadres) | aanmelden en samenwerken in je vereniging (uitvoering van de overeenkomst) | zolang je account bestaat; bevestig je je e-mailadres nooit, dan verdwijnt de registratie na 30 dagen vanzelf — account, vereniging en al |
| Verenigingsgegevens | wat je vereniging invoert: leden (naam, e-mailadres, rol, notities), verslagen, beslissingen, taken, activiteiten, verkoopacties, vzw-stukken | de dienst leveren aan je vereniging (wij zijn hier verwerker, in opdracht van de vereniging) | zolang de vereniging Vlotr gebruikt; verwijdert de vereniging iets (of zichzelf), dan is het weg |
| Kopers | naam, e-mailadres, telefoonnummer, bestelnummer, wat er besteld werd en of het betaald is. Bestel je rechtstreeks via de publieke bestelpagina van een vereniging, dan typ je die gegevens zelf in; het bestuur kan bestellingen ook zelf invoeren of een bestand van elders inlezen. Na je bestelling krijg je een eigen link waarmee je jouw bestelling kan terugvinden — enkel jij en het bestuur van die vereniging zien ze | de bestelling afhandelen tussen de koper en de vereniging (uitvoering van de overeenkomst; wij zijn hier verwerker, in opdracht van de vereniging) | de vereniging bepaalt hoe lang ze haar bestellijsten bijhoudt en verwijdert ze zelf; wij bewaren niets langer dan de vereniging |
| Betalingen | naam en facturatiegegevens van de vereniging, betaalstatus | het abonnement afhandelen (overeenkomst + wettelijke boekhoudplicht) | 7 jaar (Belgische boekhoudwetgeving) |
| Technische logs | tijdstip en technische foutinformatie — bewust zónder persoonsgegevens | beveiliging en foutopsporing (gerechtvaardigd belang) | kort: dagen tot enkele weken |
Kaart- of rekeningnummers zien wij nooit: betalingen verlopen volledig via onze betaalpartner Mollie. We verkopen geen gegevens en tonen geen advertenties.
Bestellingen die een vereniging elders inzamelde (bijvoorbeeld via een eigen webshop) kunnen in Vlotr ingelezen worden; de koper gaf die gegevens dan aan de vereniging, niet aan ons.
Cookies
Vlotr gebruikt alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken. Daarom zie je bij ons geen cookiebanner: die is enkel verplicht voor niet-noodzakelijke cookies (zoals tracking of marketing) — en die gebruiken we niet. Geen analytics-cookies, geen advertentiecookies, geen tracking over andere websites heen. Ook onze bezoekersstatistieken werken volledig zonder cookies (zie hieronder).
Ook onze lettertypes staan op onze eigen servers: je browser haalt bij het bezoeken van vlotr.be niets op bij Google of een ander extern netwerk, dus je IP-adres gaat daar ook niet naartoe.
| Cookie | Doel | Duur |
|---|---|---|
sb-… (Supabase) | ingelogd blijven tijdens je sessie | zolang je aangemeld bent |
gdpr_review, gdpr_export | beveiligde tussenstap wanneer een beheerder gegevens anonimiseert of exporteert | ± 2 minuten |
vlotr-kring | onthoudt in welke vereniging je werkt | 1 jaar |
vlotr_bevestig_adres | onthoudt na je registratie het e-mailadres dat je net opgaf, zodat je met één klik een nieuwe bevestigingsmail kan vragen zonder het opnieuw in te tikken | 1 uur |
Statistieken
Om Vlotr te verbeteren houden we bezoekersstatistieken bij: welke pagina's bezocht worden, welke functies gebruikt worden (bijvoorbeeld dat er een lid werd toegevoegd — nooit wélk lid), hoeveel bezoekers er zijn en via welke weg ze binnenkomen (bijvoorbeeld een zoekmachine of een gedeelde link). Dat gebeurt met PostHog, op EU-servers in Frankfurt, en volledig cookieloos: er wordt niets op je toestel opgeslagen — geen cookies, geen local storage. Bezoekers worden geteld met een dagelijks wisselende, versleutelde code die op de servers van PostHog berekend wordt; je IP-adres wordt daar alleen kortstondig voor gebruikt en nooit bewaard. De statistieken zijn niet aan je account gekoppeld, er worden geen profielen opgebouwd, en de metingen lopen via ons eigen domein — je browser praat niet met een advertentienetwerk.
Technische foutmeldingen
Loopt er iets mis in de app, dan sturen we een technisch foutrapport naar dezelfde dienst (PostHog, EU-servers in Frankfurt): wat er misging, op welke pagina, en het type browser of systeem. Ook die rapporten zijn cookieloos en anoniem: ze zijn niet aan je account gekoppeld, we bouwen onze foutboodschappen bewust zonder persoonsgegevens (dezelfde discipline als onze logs), en geheime linkcodes — zoals een vrijwilligers- of claimlink — worden vooraf gemaskeerd. We gebruiken de rapporten alleen om fouten op te sporen en te herstellen.
Waar je gegevens staan
Je gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie. We werken met een klein aantal onderaannemers (subverwerkers) die elk een stukje van de dienst leveren:
| Partij | Wat ze doen | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | databank en bestandsopslag | EU-regio |
| Vercel | hosting van de applicatie | Amerikaans bedrijf; verwerking onder EU-waarborgen (Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen) |
| Scaleway | versturen van e-mails | Frankrijk (EU) |
| Mollie | betalingen | Nederland (EU) |
| PostHog | cookieloze bezoekersstatistieken en technische foutmeldingen | Amerikaans bedrijf; EU-datacenter (Frankfurt), verwerking onder EU-waarborgen (Data Privacy Framework / standaardcontractbepalingen) |
Jouw rechten
Je mag je gegevens inkijken, laten verbeteren, laten wissen, laten overdragen, en je kan bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om ze te beperken. Mail ons op hallo@vlotr.be en we antwoorden binnen 30 dagen. Gaat het over gegevens die je vereniging over jou bijhoudt, contacteer dan eerst de beheerder van je vereniging: die heeft ingebouwde knoppen om leden te verbeteren, te anonimiseren of te verwijderen.
Vind je dat we er een potje van maken, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be. Maar we horen het liever eerst zelf.
Hoe we je gegevens beveiligen
- Elke vereniging is strikt gescheiden van de andere, tot op databankniveau (row level security).
- Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS); wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen.
- We loggen bewust geen persoonsgegevens — daar testen we ook op.
- Publieke formulieren zijn begrensd tegen misbruik zonder je IP-adres te bewaren.
- Toegang tot productiegegevens is beperkt tot wie ze echt nodig heeft.
- We voeren geregeld security-reviews uit op de code en de toegangsregels.
Wijzigingen aan dit beleid
Verandert er iets belangrijks aan dit beleid, dan verwittigen we accounthouders per e-mail en passen we de datum bovenaan aan. Vragen? Mail hallo@vlotr.be. Zie ook onze algemene voorwaarden.