Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026

Dit zijn de afspraken tussen Vlotr en de verenigingen die het gebruiken. We hebben ze zo kort en leesbaar mogelijk gehouden — wat je leest is wat geldt.

1. Wie we zijn

2. Voor wie deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van vlotr.be en de Vlotr-applicatie door verenigingen, zowel feitelijke verenigingen als vzw's, en hun bestuursleden, leden en vrijwilligers. Wie een vereniging aanmaakt of beheert, bevestigt dat hij of zij dat namens de vereniging mag doen. Door Vlotr te gebruiken aanvaard je deze voorwaarden.

3. Wat Vlotr is (en wat niet)

Vlotr is het geheugen van je bestuur: beslissingen, taken, activiteiten, verkoopacties en vzw-verplichtingen, op één plek. Vlotr is géén ledenadministratie en int geen lidgeld. De dienst is in actieve ontwikkeling: functies kunnen bijkomen, veranderen of — na aankondiging — verdwijnen.

4. Je account en je vereniging

• Je zorgt dat je accountgegevens juist zijn en houdt je wachtwoord voor jezelf.
• Beheerders bepalen wie toegang krijgt tot de vereniging en met welke rol. De vereniging is zelf verantwoordelijk voor wie ze toelaat.
• Jullie blijven verantwoordelijk voor wat jullie invoeren, en zorgen ervoor dat dat mag (bijvoorbeeld tegenover de leden van wie gegevens worden bijgehouden — zie ook ons privacybeleid).

5. Prijs en betaling

• Een abonnement geldt per vereniging. De prijs en de looptijd zie je vooraf, in de app of in onze communicatie.
• Betalen gebeurt via onze betaalpartner Mollie.
• Een abonnement verlengt nooit stilzwijgend: verlengen doe je zelf, met een nieuwe betaling.
• Loopt je abonnement af zonder verlenging, dan blijft jullie data gewoon staan en kunnen we functies beperken tot er opnieuw betaald is.
• Al betaalde periodes worden niet terugbetaald, tenzij wij zelf de dienst stopzetten (zie punt 9).

6. Jullie gegevens blijven van jullie

Alles wat je vereniging invoert, blijft eigendom van de vereniging. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, zoals beschreven in het privacybeleid; verenigingen kunnen een verwerkersovereenkomst afsluiten via hallo@vlotr.be. Stopt je vereniging met Vlotr, dan kan je je gegevens tot 90 dagen na beëindiging opvragen; daarna verwijderen we ze definitief.

7. Beschikbaarheid

We doen ons uiterste best om Vlotr beschikbaar, snel en veilig te houden, en maken dagelijks back-ups. Honderd procent beschikbaarheid kan niemand beloven, wij ook niet; gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk aan.

8. Aansprakelijkheid

Vlotr wordt geleverd zoals ze is, als inspanningsverbintenis. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade — zoals gemiste opbrengsten of verlies van gegevens die je zelf hebt verwijderd — en onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot wat je vereniging in de twaalf maanden voordien aan Vlotr betaalde. Niets in deze voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid voor opzet, bedrog of zware fout.

9. Stoppen

• Je vereniging kan op elk moment stoppen met Vlotr en zichzelf verwijderen, zonder opzegtermijn.
• Bij misbruik — onwettige inhoud, inbreuk op andermans rechten, pogingen om de beveiliging te omzeilen, doorverkoop van de dienst — kunnen we een account of vereniging schorsen. Waar redelijk verwittigen we eerst.
• Zetten wij Vlotr ooit volledig stop, dan verwittigen we minstens drie maanden vooraf, zodat je je gegevens kan meenemen. Reeds betaalde, niet-geleverde periodes betalen we dan terug.

10. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen kondigen we per e-mail aan bij de beheerders van elke vereniging. Blijf je Vlotr daarna gebruiken, dan gelden de nieuwe voorwaarden.

11. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het Belgische recht van toepassing. Geschillen leggen we eerst samen op tafel; komen we er niet uit, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van onze zetel bevoegd.

Vragen over deze voorwaarden? Mail hallo@vlotr.be.